Belediyelerde Halkla İlişkiler Bölümü'nün İşleyişi

Makaleler - 6 Haziran 2011, Pazartesi
Belediyelerde Halkla İlişkiler Bölümü'nün İşleyişi
Başarılı çalışmaları yıllardır yakından bilinen Şişli Belediyesi'nin Basın ve Halkla İlişkiler Bürosu nasıl bir yapı içinde... Misyonu, vizyonu nedir...
Yetki ve sorumlulukları neler... Görev dağılımları nasıl...
Birçok öğrencimizin ödevlerine güzel bir kaynak olacağına inandığımız Şişli Belediyesi Basın Danışmanı Simge Kurban'ın hazırladığı bu yazıyı sizlerle paylaşmak istedik...

Şahnur Karaağaç
Halklailiskiler.com.tr

BASIN-YAYIN ve HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

Modern çağ, günümüzde stratejik iletişim yaklaşımını öne çıkartmaktadır. Bu yaklaşım doğrultusunda, hızlı ve etkili iletişim yolları kullanılarak hedef kitleyle sürekli iletişim halinde bulunulması, yerel yönetimlerin hizmet kalitesini arttırma konusunda büyük önem taşımaktadır. Bu iletişimi sağlayacak birim, Basın-Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’dür.

Basın ve halkla ilişkiler çalışmaların sağlanması “etkin bir iletişim”e bağlıdır. İletişimin gereği olan sosyal paydaşlarla bilgi alışverişi, süreklilik arz etmesi açısından çok önemlidir. Etkili bir iletişim için paydaşların özellikleri, beklentileri iyi bilinmelidir. Şişli Belediyesi’nin ana hedef kitlesini oluşturan kent sakinleriyle iletişimi, bu çerçevede sürekli ve etkili bir iletişimim yanısıra “şeffaflık” anlayışının da benimsenmesiyle başarılı bir iletişim stratejisinin örneğini oluşturmaktadır. 

Uzağın yakın olduğu, iletişimin globalleştiği günümüzde, kamuoyunda bilinirliği arttırmak için birçok araçtan destek alınmaktadır. Yazılı ve görsel medyanın yanısıra kurum kimliğini yansıtan ve pekiştiren görsel tasarım öğelerinin öne çıkmasıyla kamuoyunu bilgilendirme süreci hız kazanmıştır. Medya mecralarının yeni şekillenmelerinden biri olan “yeni medya” aracı ile kamuoyuyla bilgi paylaşımı daha etkin ve hızlı bir hale gelmiştir. Kent sakinleri nezninde yapılan faaliyetleri duyurmak, bu faaliyetlere “eşgüdümlü” olarak yurttaşların katılımını sağlamak ancak stratejik bir iletişim planıyla mevcuttur. İlçedeki genç nüfus yoğunluğunun beklentilerini karşılayabilmek, onları memnun edebilmek için onlarla “aynı dili” konuşmak gerekmektedir. Bu dili oluşturacak olan da Basın-Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’dür. Kurumun kimliğiyle uyuşacak, kurumun dokusuna zarar vermeyecek bir dil ile yurttaşların yönetimden memnuniyetleri artacaktır. 

A- Misyon ve Vizyonumuz 

 Misyon: Amaç, Şişlili olma bilincini geliştirerek ve kent kimliğine sahip çıkarak örnek bir kent oluşturmaktır. Bu kent kimliğinin oluşturulmasında izlenecek iletişim stratejilerinin önemi büyüktür. Şeffaf ve etkin bir iletişim yoluyla belediyenin kurumsal kimliği, imajı ve itibarının güçlendirilmesini sağlayan Basın-Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Şişli sınırları içerisinde oturan semt sakinlerinin belediyeden memnuniyetini en üst düzeye çıkartmayı amaçlamaktadır.

Vizyon: Şişli’de sevgi ve kültürle yoğrulmuş yaşam kalitesinin zenginleştirilmesi ve yükseltilmesi temel bakış olmakla birlikte, etkin iletişim stratejilerinin uygulanmasıyla oluşan modern kent kimliğini en üst düzeye çıkararak dünyada örnek gösterilecek bir kent modeli oluşturmaktır.

B- Yetki, Görev ve Sorumluluklarımız

Görev Tanımı: Şişli Belediyesi’nin plan, program ve projeleri konusunda göre basın ve kamuoyu arasında sağlıklı bilgi akışını sağlamak, medya planlaması ve iletişimi faaliyetlerini yürütmek ve halkla ilişkiler çalışmalarını planlayıp hayata geçirmekle yükümlü olup, sorumlu başkan yardımcısına bağlı olarak çalışır.

Şişli Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Şişli Belediye Başkanlığının amaçları, prensip ve politikaları ile Belediye Başkanlığının belirleyeceği esaslar çerçevesinde; Başkanlık makamının emir ve direktifleri doğrultusunda belediye sınırları içinde yaşayan kent halkının yönetime katılımına katkıda bulunmak, yerel yönetimler ve yerel demokrasiyi güçlendirerek halkın yönetimden beklentilerini, sorunlarının çözümünü en hızlı şekilde sağlamak, belediye başkanının katılacağı halkı bilgilendirici çalışmaları koordine etmek, belediyenin tüm tanıtım çalışmalarını yürütmek, konferans, panel, sempozyum, belgesel, film ve vb. etkinlikler hazırlamakla yükümlüdür.

Basın-Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görevleri arasında şunlar yer almaktadır:

- Basın kuruluşları ile belediye arasındaki haberleşme talep ve ihtiyaçlarının tespit edilmesi, planlanması, bu konulardaki gerekli koordinasyon işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Ulusal yayın yapan günlük gazetelerden belediyeyi ilgilendiren siyaset, ekonomi ve sosyal olaylarla ilgili haber küpürlerinin derlenerek çoğaltılması, belediye başkanına ve başkan yardımcılarına sunulması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Gerektiğinde belediye başkanının günlük programlarının yerel ve ulusal basına bildirilmesini sağlamak
- Belediye başkanının ve başkanlığın kamuoyuna bildirilmesini gerekli gördüğü açıklama, duyuru ve tekziplerin basın-yayın organlarına duyurulması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak
- Belediye başkanının basın toplantılarının organize edilmesini sağlamak
- Yazılı-görsel basında; köşe yazarlarının ve belediye muhabirlerinin isim, adres ve telefonlarının güncelleştirilmesini sağlamak
- Belediye hizmetlerinin, altyapısının, birimlerinin etkinlik ve organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütmek
- Basın bültenlerinin hazırlanması, belediye faaliyetleri hakkında basın yayın kuruluşlarına (gazete, radyo, televizyon, dergi, vb) basın bildirilerinin gönderilmesi, haberlerin e-posta ve cep mesajı yoluyla ilgililere ulaştırılmasını sağlamak
- Çeşitli konularda (faaliyet, açılış, ziyaret, vb) dijital ve opak fotoğraf çekimlerinin yapılarak arşivlendirilmesini sağlamak
- Basın mensupları ile yürütülecek bilgi akışının sürekliliğini sağlamak 
- Halkın yönetimden bilgi edinme hakkını göz önüne alarak, yürütülen faaliyet ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlamak ve başkanın halkı bilgilendirici düzeydeki toplantılarını organize etmek
- Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin, kurumsal kültüre uygun tasarımının yapılmasını ve basılmasını sağlamak, ilgili çalışmaları kontrol ve koordine etmek
- Çeşitli sivil toplum örgütleri, muhtarlar, vb. ile belediye yönetiminin katılımıyla belirli dönemlerde toplantılar yaparak biraraya gelmeleri için organizasyonlar düzenlemek
- Belediyenin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikayetlerini almak ve belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek, halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini arttıracak önlemleri belirlemek üzere araştırmalar yapmak
- Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek
- Belediyenin gerek içe gerek dışa dönük olarak kullanacağı her türlü baskı malzemelerini kurum kimliği (amblem ve logo uygunluğu) esasları açısından incelemek, çalışmaların kurum kimlik ve imajını geliştirici olması yönünde öneriler geliştirmek,
- Vatandaşlardan gelen (telefon, e-mail, faks, şahsen ve basın yoluyla başvuruları) ilgili birimlere yönlendirmek ve başvuru sahiplerini bilgilendirmek
- Film, video, vb. konularda arşiv kurmak, geliştirmek ve birimin faydalanmasını sağlamak
- Belediye sınırları içerisinde düzenlenen çeşitli şenliklerle ilgili gerekli çalışmaları organize ederek etkinliklerin verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlamak
- Belediye tarafından yapılan ve resmi açılışı yapılacak yerlerin gerekli tanıtım çalışmalarının yatırımlarını yapmak ve ilgili birimlerle işbirliği içerisinde yürütülmesini sağlamak

Sorumluluklarımız arasında ise;

- Belediye başkanının ve yetkili belediye başkan yardımcısının gözetimi ve denetimi altında mevzuat gereği müdürlüğün sevk ve idaresinin organize edilmesi, gerektiğinde kadrolar arasında görevlerin dağıtılması, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin düzenlemeler yapılması

- Başkanlığın amaçlarının ve genel pollitikalarının uygulanmasının devamlı olarak izlenmesi, amaçlara uygunluğunun araştırılması, genel politiklarda yapılması gerekli değişikliklerin bildirilmesi

- Müdürlük için; başkanlığın amaçları, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedeflerin, planların, programların geliştirilmesi ve verilen sorumluluğa göre icraatların yapılması

- Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanması, planların uygunluk ve yeterliliğinin devamlı olarak izlenmesi, gerekiyorsa düzeltmeye yönelik tedbirlerin alınması

- Müdürlüğün işlerinin en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırılması üzerine planlar yapılması

- Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışının, üst kademelere istenen bilgilerin zamanında ulaştırılabilecek ve alt kademelere kurum karar, ve politikaları hakkında zamanında ve doğru bilgi verilebilecek şekilde planlanması

- Müdürlüğün yıllık faaliyet planının Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanması, faaliyet planına göre yıllık bütçesinin Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlanması, Başkanlıkça belirlenmiş zamanda amire verilmesi

- Personelin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitim planlamasının yapılması

- Başkanlığın kabul ettiği yönetim ve organizasyon prensiplerinin astlara bilgi olarak verilmesi, organizasyon içindeki konumlarının üst-ast ve yatay organizasyonel konumlarla ilişkileri hakkında gerekli bilginin verilerek ahenkli çalışılmasının temin edilmesi

- Müdürlüğün tüm işlerinin en etkin şekilde yapılması üzerine, Başkanlığın organizasyon şeması, iş tarifi ve pozisyonlarının ihtiyaç gösterdiği vasıflara uygun kadrosunun organize edilmesi

- Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklik ihtiyaçlarının birim yetkilisi vasıtasıyla İnsan Kaynaklarından sorumlu müdürlüğe sunulması

- Çalıştırdıkları görevlilerin iş tariflerinin ve performans kriterlerinin hazırlanarak müdürlük çalışanlarına teklif edilmesi

- Çalıştırdıkları görevlilerin, işbölümü esasları dahilinde, sorumluluklarının belirlenmesi ve bu görevlerin benimsetilmesi

- Müdürlük çalışanlarına iş tariflerinin açıklanması, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmasının sağlanması

- Müdürlük çalışanlarına görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki bilgilendirmesinin yapılması, onların insiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik edilmesi

- Müdürlüğe alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerinin, Başkanlığın personel ve politika ve usülleri çerçevesinde kontrol edilmesi

- İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarının açık ve net bir şekilde belirtilmesi ve işlemlerin buna uygunluğunun denetlenmesi

- Birim yetkilisinin, organizasyonun verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisinin devamlı arttırılması

- Müdürlüğün verimliliğinin arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesini sağlamak üzere, çalışma yöntemlerinin geliştirilmesi

- Astların sorularının cevaplandırılması, gerekli kararların süratle alınıp bildirilmesi

- Haberleşmeye büyük önem vererek, alınan kararların uygulayıcılarına doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasının sağlanması

- Müdürlük faaliyetleri için birim yetkilisi tarafından talep edilen veya faydalı görülen tüm raporların sunulması. Raporları vermeden önce gerekli tetkiklerin yapılması ve tasdik edilmesi, gereksiz bilgilerin ayıklanarak raporların kısa ve öz olmasının sağlanması

- Eş düzeydeki yöneticilerle koordinasyonun kurulması 

- Birim yetkilisine bağlı olan personelin aralarında koordinasyon kurmalarının ve onların da Başkanlığın hedeflerine uygun olarak birlikte çalışmalarının sağlanması

- Müdürlükteki astların diğer müdürlüklerle yaptıkları ortak çalışmalarda uyum ve koordinasyonun sağlanması

- Personelin moralinin yüksek tutularak, daha azimli çalışmaları, daha başarılı olmaları için teşvik edilmesi

- Faaliyet planında bulunan işlerin görev tariflerine göre çalışanlara dağıtılması

- Faaliyet planına göre Müdürlük faaliyetlerinin kısa periyotlarla kontrol edilmesi

- Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunun devamlı kontrol altında bulundurulması

- Yapılmakta olan işlerin zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol edilmesi 

- Alt birimlerden gelen evrak ve bilgilerin kontrol edilmesi, varsa eksikliklerin giderilmesinin sağlanması

- Planlardan sapmalar gösteren fiili durumlarda sapmaların sebeplerinin araştırılması, düzeltici ve ileride tekrarlanmasını önleyici tedbirlerin alınması

- Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve sonuçlarını tespit etmek, değerlendirmek ve gerekli tedbirleri almak için istatistiki bilgilerin sağlanması ve gerektiğinde bu bilgilerin amirlere ve ilgililere sunulması

- Başkan ve birim yetkilisinin uygun göreceği her türlü görevin ilgili kanunlara ve amirin emirlerine göre yerine getirilmesi

- İşlerin; kanun, tüzük, yönetmelik, tebliğ, genelge ve Başkanlık emirlerine uygun ve gecikmeksizin yapılmasının sağlanması

- Belediyenin seminer, sempozyum, kongre, fuar, sergi, festival, yarışma, gösteriler, vb. faaliyetlerinin düzenlenmesi

- Müdürlüğü ilgilendiren tüm resmi yazışmaların yürütülmesi, evrakın takibi yapılarak raporların tutulması. Duyuru amaç ve kapsamlı; bildiri, afiş, davetiye ve pankart tasarımı yaptırılarak, bastırılmasının sağlanması

- Davetiye, broşür, ilan, bez afiş, duvar afişi vb. çalışmaların altlığının ve birim ile ilgili diğer yazışma metinlerinin hazırlanmasının sağlanması

- Görevle ilgili her türlü iç/dış yazışmaların yapılması, Başkanlık Makamı’na sunulması

- Müdürlüğe gelen tüm evrakların ilgililere usulünce iletilmesinin sağlanması

- Belediyenin stratejik planının hazırlanmasında gerekli desteğin sağlanması

- Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesinin sağlanması

yer almaktadır.

Simge Kurban

Şişli Belediyesi
Basın Bürosu
Tel: 0212 288 99 51
Fax: 0212 347 66 19
sislibasin@gmail.com
basinburo@sislibelediyesi.com

Mehmet Bozalp

Yorum yapabilmek için üye girişi yapmış olmalısınız.